EL CONTROL
Es el conjunto de acciones que se realizan para verificar el cumplimiento de las actividades planificadas y sus productos, tal cual se habían diseñado.Para ejercer esta tarea, es necesario contar con:
• metas y objetivos claros,
• el lapso de tiempo que se considera necesario para cumplir el punto anterior,
• instrumentos que permitan rectificar la actividad (cuando sea necesario) para alcanzar efectivamente los objetivos.
Para realizar más eficientemente el control, es recomendable hacerlo por área de trabajo de la empresa; por tanto, se debe considerar:
A: CONTROL DE COMERCIALIZACIÓN
Implica un análisis del volumen de ventas, incluyendo los pedidos que se recibieron, los que ya se entregaron y los que están pendientes; el cumplimiento del programa y las proyecciones que se han establecido; los costos de distribución, promoción y publicidad. Lo que se puede realizar, por ejemplo, mediante la revisión de las facturas y/o boletas emitidas y recibidas.
B: CONTROL DE PERSONAL
Considera aspectos tales como costos fijos y variables en el pago del personal, índices de ausentismo, atrasos, horas extraordinarias de trabajo, sugerencias, rotación del personal, etc. En este caso se puede usar el libro de asistencia.
C: CONTROL DE PRODUCCIÓN
Abarca el volumen de producción, la calidad, el cumplimiento de los plazos, el stock de materias primas y de productos terminados, los costos industriales, etc. En esta área entra a jugar un rol muy importante el sistema de control de inventarios.
D: CONTROL DE FINANZAS
Está referido al uso de los recursos financieros (propios y externos), los posibles cambios producidos en los gastos principales, la administración de las cuentas de caja, banco, etc. El control de esta área se puede hacer a través del cuaderno de ingresos y egresos.
FORMAS DE CONTROL
Los métodos de Control más habituales son:
Observación Directa: comprobación en terreno del cumplimiento de las tareas y actividades programadas.
Informe Oral: consulta individual o colectiva para analizar el desempeño de una determinada área o actividad específica.
Informe Escrito: relación de la ejecución de las actividades, por parte de los encargados de ellas, durante un lapso de tiempo específico.
ETAPAS DE CONTROL
En general, el proceso de control, cualquiera sea el objeto que se quiera controlar, puede ser dividido en cuatro etapas:
1.- Establecimiento de las metas en términos medibles o cuantificables, lo cual implica un gran trabajo de planificación.
2.- Medición de las actividades.
3.- Evaluación de la actividad, comparando los resultados con la meta fijada. En esta etapa se debe centrar la atención principalmente en las desviaciones que puedan aparecer, evitando malgastar tiempo en acciones innecesarias.
4.- Corrección de las desviaciones. Esta última etapa es vital para un control efectivo. Se la puede considerar como un esfuerzo para ajustar las operaciones, para lograr que la actuación se iguale a lo esperado.
Las acciones correctivas pueden comprender un cambio en el método de trabajo, un cambio de la medición (si esta fuera la falla), un aumento del entrenamiento o, finalmente, un cambio en la norma (meta).
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